چگونه برای شرکت ایزو بگیریم؟

اخذ ایزو با اثبات اینکه محصول یا خدمات شما انتظارات مشتریان شما را برآورده می‌کند، می تواند ابزاری مفید برای افزایش اعتبار شرکتتان باشد. ناگفته نماند که برای بعضی از صنایع، اخذ ایزو یک شرط قانونی یا قراردادی تلقی می‌شود.

در پروسه اخذ ایزو، ما استانداردهای بین المللی مانند ISO 9001 و ISO 14001 را تدوین می کنیم، اما در صدور گواهینامه آنها مشارکت نداریم. این کار توسط نهادهای صدور گواهینامه خارجی انجام می شود، بنابراین یک شرکت یا سازمان نمی تواند توسط ایزو گواهی شود. با این حال کمیته ارزیابی، تعدادی استاندارد مربوط به فرآیند اخذ ایزو تولید کرده است. این استانداردها توسط نهادهای صدور گواهینامه استفاده می شوند.

چگونه می توان برای اخذ ایزو اقدام کرد؟

ابتدا باید فرایندهای تولید خود را قبل از اخذ ایزو، توسعه داده و مستند کنید. روشهای صحیحی را برای اطمینان از حفظ استانداردهای کیفیت انتخاب کنید. در اینجا چهار مرحله اساسی اخذ ایزو را برای شما بیان کرده‌ایم که عبارت است از:

1. برای اخذ ایزو سیستم مدیریت خود را توسعه دهید.

فرایندهای اصلی یا تجاری و فرآیندهای مستند سازی با مشارکت کارکنان خود را شناسایی کنید. همچنین اسناد را برای افرادی که نیاز به دسترسی به اطلاعات دارند مرور، تأیید و توزیع کنید.

2. سیستم خود را برای اخذ ایزو پیاده سازی کنید.

اطمینان حاصل کنید از اینکه رویه ها همانطور که در اسناد و مدارک شما شرح داده شده ، انجام می شوند. همچنین اطمینان حاصل کنید که کارکنان برای وظایفی که انجام می دهند به درستی آموزش دیده اند. برای تحت پوشش قرار دادن بازرسی، آزمایش، اقدامات اصلاحی، اقدامات پیشگیرانه، جلسات بررسی مدیریت، نظارت بر اهداف، فنون آماری و از این قبیل کارها لازم است که سیستم های گزارشگیری موثر ایجاد کنید.

در صورت امکان، از طریق استفاده از داده های قابل اندازه گیری، تأثیر فرآیندهای خود را کنترل کنید. همچنین اگر لازم باشد، برای بهبود در مناطق مورد نیاز اقدام نمایید.

3.    برای اخذ ایزو باید موثربودن سیستم شما تأیید شود.

برای اخذ ایزو حتما فرایندها و سیستم را از نظر اثربخشی بررسی کنید و حسابرسی را انجام دهید. مشاهده، مصاحبه با افراد و مشاهده نمونه سوابق را نیز کاملا بررسی نمایید. همچنین نقاط قوت و ضعف سیستم مدیریت را شناسایی و گزارش دهید. لازم به ذکر است که در صورت لزوم اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه انجام دهید.

4.    برای اخذ ایزو سیستم خود را ثبت کنید.

.نهاد حسابرسی مناسبی را برای ثبت نام خارجی انتخاب کنید. برای اطمینان از مطابقت با استاندارد قابل اجرا، مستندات سیستم مدیریت خود را برای بررسی ارسال کنید. برای بررسی توسط حسابرس خارجی آماده شوید تا تأیید کند که الزامات سیستم برآورده شده است. همچنین بررسی شود که سیستم مدیریت به طور موثر پیاده سازی شده است.

خلاصه ای از مراحل اخذ ایزو

• تکمیل فرم پرسشنامه برای بررسی وضعیت و شرایط شرکت جهت برآورد هزینه.


• عقد قرارداد با شرکت مشاوره برای اخذ ایزو و ارسال پیش فاکتور از سوی شرکت.


• شناخت شرکت مشاور از مدیران و تنظیم جلساتی برای اهمیت و نحوه عملکرد استاندارد ایزو مرتبط با آن شرکت.


•  طراحی مستندات و الزامات مدیریت کیفیت.


• تدوین راهکارهای اجرایی برای مستقر کردن سیستم موردنظر در شرکت.


•  تعیین و مشخص نمودن به طور واضح مسئولیت هر یک از اشخاص سیستم.


• آموزش و تدریس مباحث کلی ایزو و سیستم مدیریت کیفیت به تمامی پرسنل شرکت.


• پیاده سازی سیستم و الزامات در خصوص اخذ ایزو توسط کلیه واحدهای مربوطه شرکت.


•  انجام مراحل پیش ممیزی برای تحلیل میزان آمادگی شرکت جهت اخذ ایزو.


• انتخاب مرجع مناسب  جهت اخذ ایزو و صدور گواهینامه.


• تعیین روز ممیزی با یاری مرکز صدور و اخذ ایزو


•  انجام دو مرحله ممیزی جهت اخذ ایزو.

اگر تمامی مراحل ذکرشده در خصوص اخذ ایزو به درستی انجام شوند اخذ ایزو برای شرکت شما به راحتی صادر می شود. اما اگر اینطور نباشد، برای انتخاب مسیر درست حسابرس تمامی مراحل موردنیاز را به شما نشان خواهد داد.

شما باید در نظر داشته باشید که پس از اخذ ایزو، شرکت شما سالانه حسابرسی خواهد شد. جهت کسب اطمینان از پیشرفت مستمر این کار انجام خواهد شد. همچنین این اقدام به حفظ استانداردها نیز کمک می کند.

بررسی عوامل موثر در اخذ ایزو

مراحل اخذ ایزو به عوامل داخلی و خارجی ذیل وابسته است که عبارت است از:

عوامل داخلی تاثیرگذار بر اخذ ایزو

1. 
   

   در خصوص مسائل مربوط به فعالیت شرکت که شامل مقدار تولید محصول یا خدمات آن است، دقت و توجه لازم انجام شود.

   
   


2. این مساله بر اخذ ایزو تاثیرگذار است که مدیران و کارکنان آن شرکت چقدر از مفاهیم ایزو شناخت دارند.


3. باید کارکنان و همچنین مدیران یک سازمان یا شرکت به صورت منظم و سیستمی کار کنند.


4. در جهت اخذ ایزو مجموعه عملیاتی که شرکت انجام می‌دهند، مهم است.


5. اجرای صحیح سیستم مدیریت بر اخذ ایزو بی تاثیر نیست.


6. میزان تحصیلات و آموزش ویژه کارمندان نیز از عوامل تاثیرگذار بر اخذ ایزو است.

عوامل خارجی تاثیرگذار بر اخذ ایزو

1. میزان انتظار مشتریان از شرکت مورد نظر بر اخذ ایزو بی تاثیر نیست.


2. کشورهای صادرکننده گواهی نامه نیز از عوامل تاثیرگذار بر اخذ ایزو است.


3. قیمت و هزینه‌های متفاوت مراکز و موسسه های صادر کننده بر اخذ ایزو تاثیرگذار است


4. نوع برند و مرکز صادرکننده بر اخذ ایزو تاثیرگذار است.


5. نقش رقبای شما که ایزوی موردظر شما را اخذ کرده‌اند نیز در اخذ ایزو شما بی تاثیر نیست.

کلام پایانی

در نهایت باید اذعان کنیم که شرایط اخذ ایزو برای شرکتها، در واقع بدون داشتن دانش لازم جهت پیاده سازی فراهم نخواهد شد. شما نمی‌توانید بدون داشتن دانش و مهارت‌های لازم به هدفتان در خصوص اخذ ایزو برسید. چنانچه بخواهید ایزو را به شکل هدفمند درشرکت خود پیاده‌سازی کنید و بتوانید به اخذ ایزو معتبر بین المللی دست پیداکنید با ما در تماس باشید.

همچنین ناگفته نماند که اعتبارگواهینامه ایزو معمولا 3 ساله است و پس از بازرسی سالانه خود باید تمدید گردد. اخذ ایزو در مواردی مانند موفقیت در کسب و کار، بهبود کارایی و اعتبار شرکت و متمایز شدن از رقبا  اهمیت لزوم خود را نشان می‌دهد.